Elektronsko arhiviranje - eArhiviranje

1. Da li Uredba uvodi obaveznu digitalizaciju dokumenata?

Ne, obaveza elektronskog arhiviranja se generalno odnosi na dokumentarni materijal koji nastane u elektronskom formatu. Nemate obavezu skeniranja štampanih dokumenata. Ukoliko ipak odlučite da to uradite prosto skeniran dokument predstavlja kopiju štampanog dokumenta i ne spada pod ovu Uredbu. Međutim, ukoliko štampani dokument digitalizujete na način da elektronski primerak predstavlja akt iste dokazne snage kao original, onda takav akt potpada pod ovu Uredbu. Ovaj način digitalizacije sprovodi se po posebnoj proceduri. (detaljnije saznajnte OVDE)

2. Koliko često se sprovodi elektronsko arhiviranje?

Još jedna nedovoljno jasno regulisana obaveza je da li se arhiviranje elektronskih dokumenata sprovodi svakodnevno, nedeljno, mesečno ili godišnje. Za sada nema izričitih normi koje će odgovoriti na ovo pitanje. Naša preporuka je da elektronsko arhiviranje obavljate sukcesivno i blagovremeno. Ono što je sigurno je da se elektronsko arhiviranje mora započeti pre isteka trajanja kvalifikovanog elektronskog potpisa/pečata, ukoliko ga dokument sadrži.**

3. Koja je razlika između pouzdanog čuvanja i kvalifikovanog elektronskog čuvanja?

Pouzdano čuvanje može sprovoditi imalac ili stvaralac dokumentarnog materijala, uz poštovanje postupaka i tehnoloških rešenja kojima se obezbeđuje mogućnost dokazivanja validnosti kvalifikovanog elektronskog potpisa/pečata.
Kvalifikovano elektronsko čuvanje može obavljati samo pružalac usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata, koji je registrovan za tu uslugu od strane nadležnog ministarstva.
Suštinski, za ispunjenje obaveze uopšte ne morate raditi kvalifikovano čuvanje i angažovati pružaoca usluge, ako imate sopstvene resurse za sprovođenje elektronskog arhiviranja ili imate odgovarajuće softversko rešenje.

Pogledajte:
SVA PITANJA I ODGOVORI O E-ARHIVIRANJU