+ Obaveza podnošenja Arhivske knjige – Pitanja i odgovori
Zastava Bosne i Hercegovine

Pitanja i odgovori u vezi obaveze
podnošenja prepisa Arhivske knjige


. Da li Paragraf može da postavi link ka dokumentaciji koja se trajno čuva?

Tabela rokova čuvanja koju je redakcija priredila u skladu sa važećim zakonima Republike Srbije link:
LISTA ROKOVA ČUVANJA DOKUMENTARNOG MATERIJALA

. Objasnite razliku između elektronskog i digitalizovanog dokumenta?

Elektronski dokument je određen u Zakonu o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju (dalje: ZED) kao "skup podataka sastavljen od slova, brojeva, simbola, grafičkih, zvučnih i video materijala, u elektronskom obliku". Članom 10. ZED određena je razlika između originala i kopije "Elektronski dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku smatra se originalom.", a "Elektronski dokument koji je nastao digitalizacijom izvornog dokumenta čija forma nije elektronska, smatra se kopijom izvornog dokumenta."

. Paušalci podnose arhivsku knjigu ili ne?

Ne, preduzetnici bilo da su paušalci ili ne, nemaju obavezu da vode arhivsku knjigu, a simim tim ni da predaju prepis.

. Da li je moguće odediti više odgovornih lica na nivou jednog društva?

Kod jednog stvaraoca određuje se jedno odgovorno stručno lice, ako je reč o privrednom društvu sa složenom strukturom ili velikim brojem zaposlenih može se odrediti jedno odgovorno stručno lice, a druga lica se mogu odrediti za pomoć ili koordinaciju različitih sektora sa ovim licem.

. Da li računovodstvene agencije imaju obavezu da preuzmu ovu obavezu za sve svoje komitente?

Ne, Zakon govori samo o obavezama stvaralaca i imalaca, svako se stara o dokumentaciji koja se kod njega nalazi. Računovodstvena agencija može biti u ulozi imaoca dokumentacije koja se odnosi na njene klijente, ali to klijente ne oslobađa obaveze da sami vode svoju arhivsku knjigu i staraju se o urednom evidentiranju, klasifikovanju i čuvanju dokumentarnog materijala.

. Da li Javno komunalno preduzeće treba da ima odgovorno stručno lice i da li to lice treba da ima položen stručni ispit?

Da, JKP je u obavezi da odredi odgovorno stručno lice, stručni ispit nije zakonom određen kao obavezan, ali se svakako preporučuje dodatna edukacija odgovornog stručnog lica.

. Koja se dokumentacija unosi u arhivsku knjigu i za koji period?

U arhivsku knjigu unosi se celokupna dokumentacija, ali se ne navodi svaki dokument pojedinačno, nego se navode kategorije dokumenata. Do 30.4.2024. godine predaje se prepis arhivske knjige za prethodnu godinu, za one subjekte koji su redovno vršili obavezu predaje prepisa arhivske knjige, ko tu obavezu nije vršio, potrebno je da u 2024. godini preda prepis arhivske knjige od osnivanja.

. Da li privredno društvo mora da izrađuje novi pravilnik o kancelarijskom poslovanju radi usklađivanja sa novim Zakonom, umesto postojećeg, donetog pre stupanja na snagu ovog zakona?

Privredno društvo može nastaviti da primenjuje svoj ranije doneti pravilnik.

. Kako praktično izgleda prepis arhivske knjige koji treba dostaviti do 30. aprila? U kom formatu?

Prepis arhivske knjige je praktično jedna tabela, može se vrlo lako izraditi elektronski i samo odštampati radi predaje arhivu.


Kako izgleda Novi obrazac arhivske knjige

Primer jednog prepisa arhivske knjige u formatu koji se dostavlja nadležnom Arhivu:

NAPOMENA: Korisnici programa Kancelarko imaju tu prednost da im program sam automatski formira prepis Arhivske knjige, koji potom može da se odštampa i pošalje nadležnom Arhivu. Takođe, u programu je data mogućnost i elektronskog slanja nadležnom Arhivu. Saznajemo da će uskoro biti propisana obavezna elektronska forma.

. Da li smo u obavezi da nadležnom arhivu dostavimo na saglasnost Opšti akti o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata?

Ne, ovaj akt se ne predaje arhivu na saglasnost, arhivu se predaje Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

. U kom roku nadležni arhiv odobrava kategorije?

Zakonom nije određen rok, zavisi od postupanja nadležnog arhiva, U Državnom arhivu Srbije liste odobrava stručni savet, tako da se od podnošenja liste čeka do prvog narednog sastanka stručnog saveta, kada se lista usvaja ili odbija.

. Da li arhivska knjiga koja se predaje do 30.04.2022. godine sadrži svu dokumentaciju do sada ili samo onu iz 2021. godine (ovo ako neko nikad nije predavao arh. knjigu Arhivu)?

Do 30.04.2022. godine šalje se prepis sve dokumentacije nastale od dana osnivanja do 31.12.2021. godine za subjekte koji do sada nisu podnosili prepis arhivske knjige.

. Naša radna organizacija ima više radnih jedinica po Srbiji i dobar deo identične dokumentacije se nalazi u centrali, ali i u radnim jedinicama. Kako se onda popisuje takva dokumentacija?

U arhivsku knjigu upisuje se originalna dokumentacija, ona se ne mora fizički nalaziti na istoj lokaciji.

Ista dokumentacija može biti na više različitih lokacija, ako su originali popisuje se svaka lokacija. U programu Kancelarko omogućena je opcija čekiranja istovremeno više lokacija.

. Da li privatna preduzeća unose samo trajna dokumenta u knjigu?

Ne, u arhivsku knjigu se unosi celokupan dokumentarni materijal.

. Da li broj zaposlenih u društvu utiče na obavezu primene Zakona? Npr. manje od 50 zaposlenih.

Ne, broj zaposlenih nije od uticaja.

. Popisuje se svaki pojedinačni dokument i unosi u arhivsku knjigu ili samo registratori?

Ne unose se pojedinačni dokumenti već kategorije dokumenata, onako kako su razvrstani po registratorima, fasciklama, kutijama i slično.

. Da li možemo sami sebi popisati ili moramo angažovati agencije koje se time bave (koje već šalju svoje "povoljne" ponude)? Da li to mora biti licencirano lice za arhiviranje?

Stvaralac može sam da izvrši popis.

Naš program Kancelarko taj posao potpuno olakšava subjektu, jer je većina funkcija automatizovana. Osim toga, program prati sve zakonske promene, isto tako i tumačenja i mišljenja nadležnog Ministarstva.

. Da li je Arhiv spreman, da 2022. godine primi elektronsku arhivsku knjigu?

Ne, arhivi trenutno primaju papirne primerke Prepisa arhivske knjige.

. Dokumentacija se nalazi i u APR i Fondu PIO. Čemu dupliranje dokumenata u Arhivu?

Arhivu se predaje arhivska građa po isteku 30 godina od nastanka društva.

Do tada se Arhivu predaju samo Prepisi arhivske knjige, bez dokumentacije, svake godine do 30. aprila tekuće godine za prethodnu kalendarsku godinu.

. Nemamo opšti akt za čuvanje elektronske dokumentacije, jer još nismo usvojili sistem za istu. Kako da prevaziđemo ovaj problem?

Ukoliko subjekt poseduje određenu elektronsku dokumentaciju preporučujemo da donese Pravilnik koji će odgovarati trenutnom stanju, a po usvajanju Sistema, ovaj Pravilnik se može izmeniti.

. Do kada je rok za određivanje odgovornog lica za čuvanje arhivske građe, konkretno u školi?

Zakonom nije određen rok, primena zakona je počela 2.2.2021. godine. Škole se ne razlikuju od drugih stvaralaca arhivske građe i dokumentarnog materijala kada je reč o ovoj obavezi.

. Da li delovodnik u kome se sve zavodi može da se iskoristi za arhivu?

Delovodnik predstavlja drugačiju vrstu evidencije od arhivske knjige. Međutim, uredno vođen delovodnik može biti od koristi za formiranje arhivske knjige. U delovodnik se upisuju pojedinačni dokumenti dok se u arhivsku knjigu uvode kategorije dokumentarnog materijala.

U programu Kancelarko ako se u e delovodnik unose uredno sva dokumenta i ako im se u isto vreme zadaje kategorija, rok čuvanja i lokacija, program automatski na kraju svake kalendarske godine formira PREPIS arhivske knjige koji može da se odštampa i pošalje nadležnom Arhivu.

. Da li su civilne organizacije (ima i malih) obavezne da imaju arhivsku knjigu?

Organizacije civilnog društva koje su registrovane kao pravna lica obavezne su da vode arhivsku knjigu.

. Da li se u arhivskoj knjizi evidentiraju ulazne, izlazne fakture i izvodi?

Da, evidentiraju se u arhivskoj knjizi.

U programu Kancelarko ako se u modulu e fakture uvode sve izlazne i ulazne fakture biće uskoro omogućeno da program automatski iste zavodi u Arhivsku knjigu.

. Da li se knjiži svaki račun posebno ili samo registrator gde su sačuvani?

U arhivsku knjigu se upisuju kategorije dokumenata, a ne pojedinačni dokumenti, npr. računi iz 2020. godine, količina: tri registratora.

. Ukoliko arhivska knjiga nikad nije vođena, da li je treba voditi po godinama ili sve ubaciti u 2020. godinu?

Arhivska knjiga se vodi hronološki, po godinama od osnivanja, dakle za svaku godinu se upisuje dokumentacija.

. Da li su redni brojevi za svaku godinu od jedan pa nadalje, ili se nastavlja kroz godine pa nadalje?

Arhivska knjiga se vodi u kontinuitetu, dakle po završetku jedne godine, dokumentacija iz sledeće godine započinje sa prvim sledećim brojem.

. Ukoliko u jednom registratoru držimo sve izvode iz APR-a, od početka nastanka firme do sada, šta se upisuje u godine nastanka?

Upisuje se razdoblje nastanka od osnivanja do 2021. godine, ako je registrator popunjen, a ako nije popunjen ostavlja se otvoreno do koje godine.

. Kako se predaje knjiga u elektronskoj formi, odnosno koja vrsta fajla i na kom mediju?

Trenutno nije moguće predati arhivsku knjigu u elektronskoj formi, predaje se štampani primerak.

. Da li kopiju arhivske knjige treba overiti kod javnog beležnika?

Ne, prepis arhivske knjige se ne overava.

. Ukoliko smo imali, npr. 1000 faktura dobavljača i 500 faktura kupaca, da li se i to takođe unosi u arhivsku knjigu?

Da, unosi se zbirno, ne navodi se svaka faktura pojedinačno.

Ukoliko sve fakture dobavljača i kupaca budete unosili u Kancelarka modul e fakture, biće uskoro omogućeno da program automatski iste zavodi u Arhivsku knjigu.

. Knjigovođa čuva dokumentaciju iz tekuće godine, znači i fizički je kod knjigovođe. Sledeće godine će biti kod klijenta. Gde je onda lokacija čuvanja arhive i koju lokaciju upisati u arhivsku knjigu?

Svaka promena lokacije se evidentira u arhivskoj knjizi, nakon izmene lokacije potrebno je obavestiti nadležni arhiv.

U programu Kancelarko ako vodite dokumenta kroz modul e delovodnik, postoji mogućnost za svaki dokument, odnosno svaku kategoriju unositi lokaciju, menjati lokacije. Program automatski pamti istoriju svake lokacije. Kada program automatski napravi PREPIS Arhivske knjige, koji se svake godine šalje nadležnom Arhivu, program takođe, automatski unosi poslednju lokaciju.

. Da li kao pravni sledbenik jednog privrednog društva, moramo popisivati, unositi u arhivsku knjigu i dokumenta koja su nastala u prethodnom društvu?

Da, pravni sledbenik kod koga se nalazi dokumentacija pravnog prethodnika upisuje tu dokumentaciju u svoju arhivsku knjigu.

. Kako da popišemo dokumentaciju koju smo bacili jer je istekao zakonski rok za njeno čuvanje?

Popisuje se onaj dokumentarni materijal koji postoji u trenutku sastavljanja arhivske knjige.

. Da li može da se za sve godine uradi samo jedna arhivska knjiga ili se radi za svaku godinu posebna?

Vodi se samo jedna arhivska knjiga, a dokumentarni materijal se upisuje po godinama kako je nastajao.

. Šta se dostavlja arhivu, ako pravno lice to čini prvi put?

Potrebno je da predate opšte akte, opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala i opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata, zatim odluku o imenovanju odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom I listu kategorija arhivske građe I dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.